Het AZ Jan Palfijn Gent is een algemeen openbaar ziekenhuis in België met 526 erkende bedden. Het is een sterke regionale speler en stelt meer dan 1.000 medewerkers en ruim 130 artsen te werk. Naast het algemeen zorgaanbod, investeert het ziekenhuis sterk in welbepaalde specialismen en disciplines. Laagdrempeligheid van het zorgaanbod komt in het AZ Jan Palfijn Gent op de eerste plaats.
Danica D’hont, burgerlijk ingenieur en applicatiebeheerder in het AZ Jan Palfijn Gent is verantwoordelijk voor de digitalisering van de verslaglegging in heel het ziekenhuis. Zij had de leiding over het project voor digitaal dicteren met SpeechReport en spraakherkenning met SpeechReport Cursor. Vanaf april 2016 wordt artsen de mogelijkheid geboden om te werken met één van deze oplossingen van G2 Speech.Deze manier van werken werd ingevoerd om de workflow van de verslaglegging te optimaliseren.
Digitalisering van verslaglegging
De afdeling Radiologie werkt sinds 2009, tot grote tevredenheid van de medewerkers, met spraakherkenning in MediSpeech. Deze wijze van verslaglegging verschilde echter behoorlijk met die van andere artsen. Op de niet-radiologische afdelingen werd nog gewerkt met papieren dossiers, manueel getypt in het EPD (Elektronisch Patiënten Dossier) of gedicteerd op analoge tapes.
De cassettes werden naar het secretariaat gebracht waar de verslagen werden uitgetypt. Het medisch secretariaat stelt vijfentwintig medewerkers te werk die de verslagen van een vijfentwintigtal artsen met verschillende specialismen verwerken. Een honderdtal artsen typte zelf verslagen en vulde het EPD in via de computer. Slechts een klein aantal cardiologen gebruikte reeds spraakherkenning van een andere leverancier om rapporten te creëren.
Na de positieve samenwerking op de dienst Radiologie werd G2 Speech uitgenodigd om een demonstratie van digitaal dicteren en spraakherkenning te geven. Daarbij werden ook de doelstellingen en verwachtingen besproken en werd een projectplan opgesteld. Deze nieuwe manier van werken werd al snel ziekenhuisbreed uitgerold.
SpeechReport en SpeechReport Cursor van G2 Speech werden geïntroduceerd om de verslaglegging te digitaliseren en te optimaliseren. SpeechReport is het innovatieve workflow-platform voor verslaglegging. De workflow wordt hiermee volledig geautomatiseerd en verslagen worden gecreëerd door ze digitaal te dicteren met DPMs (Digitale Pocket Memos) of de dicteerapp voor de smartphone. Met SpeechReport Cursor gebruiken de artsen interactieve spraakherkenning en dicteren ze in microfoons.
Danica D’Hont vertelt over over de overgang van tapes naar digitaal dicteren en spraakherkenning:
De voordelen van digitaal dicteren
‘De artsen krijgen nu de keuze: digitaal dicteren met medisch secretariaat, spraakherkenning, typen of een combinatie van voorgaande. De cassettes en klassieke dictafoons behoren definitief tot het verleden in ons ziekenhuis. De omschakeling naar digitaal dicteren heeft tal van voordelen opgeleverd. De artsen sturen hun verslagen via de workflow door naar het secretariaat, waar deze de verslagen uittypen. De papieren stapel verdwijnt, er kan niet meer dubbel op een cassette worden gedicteerd, de notities op de tapes verdwijnen, correcties tijdens het dicteren kunnen eenvoudiger worden toegevoegd, de kwaliteit van de audio is sterk verbeterd
Bovendien is er een duidelijke werklijst die de prioriteiten en verschillende specialismen aanduidt en die kan worden gesorteerd op allerlei criteria zoals de naam van de arts of het werktype. Alle betrokken partijen profiteren hiervan: secretariaat, de artsen en ICT. De doorlooptijd van de verslagen is hierdoor aanzienlijk verkort en dit is natuurlijk de grootste stap vooruit in het belang van de patiënt.’
Directe spraakherkenning in EPD
‘Met SpeechReport Cursor maken de artsen gebruik van directe spraakherkenning in het EPD Meddos van Infohos of andere programmas zoals Microsoft Word. Begin april startte AZ Jan Palfijn Gent met tien licenties voor deze oplossing. Dat aantal is op amper twee maanden tijd verdubbeld. Gesproken woorden worden door middel van geavanceerde spraaktechnologie meteen omgezet in geschreven tekst. Er is ook een duidelijk verschil met de verslagen die artsen zelf uittypen: door de tijdsdruk noteerden zij vaak enkel een paar steekwoorden en waren verslagen niet altijd volledig. Met spraakherkenning worden hun verslagen volledig ingevuld en een echt visitekaartje voor de arts. De kwaliteit van de verslagen is hierdoor aanzienlijk verbeterd.’
Gespecialiseerde medische woordenboeken
‘In het begin waren artsen af en toe wantrouwig over het gebruik van spraakherkenning. Ze waren van mening dat het medische woordenboek niet geschikt zou zijn voor hun specialisme. Deze vooroordelen hebben we absoluut kunnen wegnemen. We beheren deze woordenboeken in eigen huis en kunnen zelf woorden toevoegen of aanpassen. Door de pre-contextadaptatie die werd uitgevoerd en de goede training hebben de gebruikers een perfecte herkenning en zijn ze zeer te spreken over deze oplossing.’
Planning en projectopvolging
‘Als laatste wil ik graag het belang van een goede planning en projectopvolging benadrukken. Een goede voorbereiding is het halve werk. Ik heb bij alle betrokken partijen een draagvlak gecreëerd voor deze manier van werken en de eindgebruikers een keuze gegeven uit verschillende mogelijkheden om de verslaglegging in hun werkveld te verzekeren. Door de software tijdig op de werkstations te installeren, kunnen de gebruikers direct aan de slag na een training. Ik volg de gebruikers op de voet en geef hen tips waar nodig. Eén voor één worden de verschillende diensten overgezet naar de gewenste werkwijze. Als alle neuzen in dezelfde richting wijzen, gaat de uitrol eenvoudig. Peoplemanagement naast de technische mogelijkheden en praktische uitwerking is van groot belang. In minder dan twee maanden zijn we overgeschakeld van klassieke dictafoons naar DPMs of Cursor spraakherkenning!’
Ervaringen van artsen werkzaam in het AZ Jan Palfijn Gent:
‘Ik gebruik sinds jaren spraakherkenning voor het het schrijven van mijn medische verslagen en recent is het ziekenhuis overgeschakeld op G2 Speech. Binnen mijn specialiteit schrijf ik ongeveer 4.000 medische verslagen per jaar en ik heb dit nieuwe programma als zeer accuraat ervaren en gebruiksvriendelijk met grote nauwkeurigheid van medische terminologie en medicatie. Ik ben in staat om al mijn verslagen onmiddellijk af te werken door dit programma zonder enige tussenkomst van een medisch secretaresse. Het helpt mij in de eerste plaats om efficiënter te werken en in de tweede plaats de verslagen sneller te genereren.’
Dr. Trouerbach Jan, cardioloog en intensivist
‘Via spraakherkenning kunnen grote teksten op snelle en efficiënte manier verwerkt worden. Dit in combinatie met het intypen van kleine notas zorgt ervoor dat het verslag de dag van de consultatie nog afgewerkt en verstuurd kan worden naar collegas en huisartsen. Om deze reden koos ik niet voor klassiek dicteren, omdat de vertraging met uittypen, tevens zorgde voor een vertraagde berichtgeving en dito werking. Ik combineer beide manieren (typen en dicteren) in functie van het soort tekst en ben aangenaam verrast van de snelheid na verloop van (inloop)tijd en juistheid van het dictaat.’
Dr. Corteville Ben, cardioloog
‘Sinds ik SpeechReport (digitaal dicteren) en SpeechReport Cursor (spraakherkenning) gebruik, merk ik een vereenvoudiging van de administratie die gepaard gaat met het maken van de verslagen. De spraakherkenning van SpeechReport Cursor heeft een uitgebreide woordenschat en laat op een vlotte en intelligente manier het maken van teksten toe. Voor dringende verslagen, die de patiënt onmiddellijk nodig heeft, is dit zeker een meerwaarde. Voor het gros van de verslagen gebruik ik SpeechReport. Het is een eenvoudige procedure, waarbij ik vlot van het ene verslag naar het andere kan springen, zaken gemakkelijk kan toevoegen en waardoor ik daags nadien de verslagen kan versturen. Een groot verschil met de vroegere cassettebandjes!’
Dr. Sieben Anne, neuroloog
‘G2 Speech heeft voor mij een enorme verandering teweeggebracht voor wat betreft mijn dossiermanagement. Het is gebruiksvriendelijk én ik heb instant controle over het gedicteerde, waardoor brieven en notas op tijd klaar zijn voor verzending.’
Dr. Van Waes Carl, plastisch chirurg
Download de casestudy hier